Порядок проведения собраний высшего и иных органов юридических лиц, в том числе некоммерческих организаций, определяется их уставами и законодательством Российской Федерации. Условие правомочности собрания высшего органа управления некоммерческой организацией определено пунктом 4 статьи 29 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Так, по общему правилу, собрание высшего органа управления некоммерческой организацией правомочно, если на указанном собрании присутствует более половины его членов (очная форма проведения собрания).
В соответствии с положениями пункта 4.1 статьи 29 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» уставом некоммерческой организации может быть предусмотрено принятие высшим органом управления решений без проведения собрания путем заочного голосования, за исключением принятия решений по вопросам, отнесенным законом к его исключительной компетенции. При этом заочное голосование проводится опросным путем посредством обмена документами с использованием почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение. Следовательно, квалифицирующими признаками проведения собрания высшего органа управления некоммерческой организацией в очной форме являются возможность идентификации и установления факта непосредственного участия в собрании лиц, входящих в состав этого органа.
Использование информационно-телекоммуникационных технологий для проведения собрания в очной форме, которые позволяют обеспечить участие членов организации в проведении собрания высшего органа управления ею, возможно при соблюдении всех квалифицирующих признаков и правил очного проведения собрания, в том числе возможности определения волеизъявления лиц, участвующих в собрании удаленно, а также подсчета голосов (пункты 3 и 4 статьи 181.2 Гражданского кодекса Российской Федерации).
С учетом изложенного, некоммерческим организациям рекомендуется в целях подтверждения факта участия в собрании лиц, входящих в орган управления ею, обеспечивать применение соответствующих систем идентификации и контроля доступа. При этом особенности проведения собраний высших органов управления некоммерческими организациями в зависимости от осуществляемой ими деятельности могут устанавливаться специальными законами.